Entenda a importância de ter um plano de comunicação em sua empresa

A comunicação empresarial surgiu nos Estados Unidos, em meados dos anos de 1906. O precursor foi Ivy Lee,conhecido por montar o primeiro escritório de Relações Públicas no mundo, tendo como principal objetivo recuperar a credibilidade do empresário John D. Rockfeller. 

No Brasil, a comunicação empresarial somente ganha notoriedade em 1950, com a vinda de indústrias e agências de propaganda estadunidenses, durante o governo de Juscelino Kubistchek.

Resumidamente, a comunicação empresarial fundamenta-se em estratégias de transmissão de informações, que visam oferecer transparência, objetividade e assertividade nas relações corporativas, seja com o público interno, externo, com os fornecedores e com a comunidade. 

Vale ressaltar que todo e qualquer empreendimento precisa da comunicação, pois ela é a chave para criar um clima organizacional orientando os profissionais com os valores da empresa.

Além disso, a comunicação empresarial precisa estar integrada com todos os ramos de marketing e relacionamento. 

Assim, ao tratar dos parâmetros da comunicação visual interna, é preciso levar em consideração os principais objetivos da organização, bem como os valores, ideais e objetivos, para o desenvolvimento de ações comuns, que visam o sucesso e a visibilidade do empreendimento.

Mas, tratar da comunicação empresarial não é algo simples, já que envolve os diferentes setores da empresa, o público, clientes e fornecedores. 

Por isso, uma boa estratégia é adotar um plano de comunicação, ou seja, um documento que estabelece as formas como a comunicação organizacional irá se assumir.

O que é um Plano de Comunicação?

Um plano de comunicação consiste em uma série de planejamentos, colocados no papel em forma de um projeto, com o objetivo de concentrar os esforços de comunicação dentro de uma empresa. 

Nesse sentido, o documento tem como principais aspectos:

• Melhorar os métodos de transmissão de mensagens;

• Orientar os melhores canais de transmissão;

• Verificar o perfil dos nichos de público;

• Organizar a periodicidade de contato com o público.

Nesse sentido, o plano de comunicação elenca os objetivos específicos, o tipo de mensagem, o método de abordagem, as formas de avaliação do conteúdos, entre outros assuntos importantes para uma transmissão de informações eficaz e precisa. 

Com isso, o plano ajuda a definir quais são as formas de comunicação dentro da empresa, além dos meios utilizados para alcançar resultados satisfatórios.

O plano de comunicação também é responsável por definir uma imagem da empresa perante a comunidade. 

Isso quer dizer que, grande parte das assessorias são orientadas pelos documentos, especialmente, quando precisam repassar uma mensagem à mídia ou desenvolver alguma estratégia de divulgação.

Assim, ao montar um stand para exposição em uma feira corporativa, por exemplo, os organizadores levam em consideração os pontos ressaltados no plano de comunicação, para a montagem de uma estrutura que siga a identidade visual, bem como repasse os valores do empreendimento.

Portanto, o projeto é usado por todos os setores da empresa, não somente pela equipe de comunicação.

Outro ponto importante diz respeito à atualização. Engana-se quem acredita que o plano de comunicação é estático e não sofre mudanças; ao contrário, ele pode ser alterado à medida que novos objetivos surgem, ou há uma modificação do público. 

Por essa razão, é imprescindível consultar o plano de comunicação sempre que necessário e, caso for preciso, propor modificações nas estratégias.

A importância do Plano de Comunicação para a sua empresa

O plano de comunicação está intimamente ligado ao planejamento estratégico da empresa. Afinal, não há nenhum relacionamento que não contemple a comunicação. 

Sendo assim, o documento é essencial para os mais diversos setores, especialmente, para os empreendimentos que desejam uma comunicação integrada.

No marketing, o plano de comunicação é responsável por definir as estratégias e metas para a comunicação organizacional, seja para uma campanha publicitária, ou para o desenvolvimento de um produto específico. 

Quer dizer que, se a equipe de marketing estiver planejando um banner para empresa, é necessário consultar os principais aspectos do plano, para que a propaganda seja coerente.

Ao planejar a comunicação integrada da empresa, além das ferramentas que asseguram a implementação de ações, é possível acelerar os resultados, definir o posicionamento da organização, e o quê, quando, como e com quem falar. 

Ou seja, por meio de plano de comunicação, a empresa estabelece a proposta de valor para o público-alvo, como a mensagem será comunicada e em quais canais, sempre levando em conta o melhor posicionamento do negócio.

As principais vantagens do Plano de Comunicação

Ter um plano de comunicação bem elaborado traz diversas vantagens para a empresa, tanto em termos estratégicos quanto de relacionamento. 

Assim, ao trabalhar com um projeto previamente estabelecido, a companhia pode antever ameaças, assim como constatar novas chances.

Desse modo, o empreendimento se mostra preparado para as diferentes dinâmicas do mercado.

Além disso, há muitas outras vantagens do plano de comunicação. Confira a lista abaixo:

1- Posicionamento da marca

O posicionamento da marca refere-se a forma como a empresa deseja ser vista pelos seus clientes, isto é, não significa como os consumidores enxergam a marca, mas sim, como você quer que eles a vejam. 

Portanto, o posicionamento de marca consiste no reconhecimento da empresa em aspectos econômicos, sociais e, até mesmo, emocionais, porém, conforme o próprio empreendimento anseia por ser reconhecido.

As empresas de alimentação coletiva podem ser reconhecidas como organizações que prezam por comidas saudáveis, se assim quiserem. Mas, para isso, é preciso atenção em alguns aspectos, principalmente, aos métodos de comunicação com o público. 

Por esse motivo, o plano de comunicação ajuda a definir os valores que essas empresas acreditam e, assim, identificar os pontos de contato que podem ser compartilhados entre a marca e os clientes.

2- Conhecer o público

O plano de comunicação é fundamental para que a empresa conheça melhor o seu público. Em um mundo cada vez mais repleto de informações, o consumidor é obrigado a filtrar os conteúdos que recebe, buscando aquilo que é relevante para ele. 

Nesse cenário, os empreendimentos precisam conhecer as necessidades do público e, desse modo, planejar estratégias direcionadas e objetivas.

Ao iniciar um projeto de livraria, a empresa precisa verificar quem é o público que mais consome literatura no Brasil, a faixa etária, gênero, preferências, hobbies, nível socioeconômico, entre outros aspectos que definem o perfil médio dos clientes. 

Com isso, fica mais fácil criar uma aproximação com o público, já que a comunicação pode ser definida em termos de linguagem e objetivos.

3- Orientação de investimentos

O plano de comunicação é responsável por orientar os melhores investimentos, sejam eles para estratégias de comunicação externa ou interna. 

Por exemplo, ao oferecer um coffee break para 100 pessoas, tendo como foco os colaboradores, a empresa pode melhorar a integração entre os funcionários e, dessa maneira, evitar atritos relacionados à competitividade, fofocas e outros incômodos.

No entanto, dependendo do porte da empresa, o coffee break pode não ser a solução mais indicada. 

Sendo assim, o plano de comunicação ajudará na tomada de decisão dos organizadores da empresa, prevendo quais os melhores cenários, para um determinado investimento.

Além de tornar a estratégia mais objetiva, isso pode ajudar no aspecto econômico, pois também é possível verificar qual ação é mais vantajosa financeiramente.

Quanto aos investimentos com clientes, o plano de comunicação também pode recomendar promoções, ofertas e brindes corporativos, como agenda para anotações, que são estratégias que chamam atenção do público e ajudam no engajamento da empresa.

4- Visibilidade no mundo digital

Hoje em dia, não tem mais como fugir do ambiente digital. O Brasil ocupa a terceira posição no ranking entre os países que mais utiliza as redes sociais e, assim, as empresas precisam desenvolver estratégias que viabilizem os usuários da internet. 

O plano de comunicação mapeia os principais canais para transmissão das mensagens, incluindo as mídias e redes sociais. 

Em alguns casos, o empreendimento pode focar especialmente no marketing voltado para web, devido ao baixo custo da estratégia, em comparação com outros métodos de divulgação como propagandas em TV, rádios, revistas, entre outros. 

O plano de comunicação é fundamental nesse sentido, pois ele irá demonstrar qual é o melhor meio de publicidade, de acordo com as especificações da empresa.

5- Organização das estratégias

Toda comunicação eficiente precisa de planejamento. Ainda mais quando nos referimos à comunicação empresarial, que envolve inúmeras relações complexas entre o público e os colaboradores. 

Por esse motivo, é essencial organizar as estratégias, para que elas sejam assertivas e eficazes, bem como em periodicidade adequada.

Por isso, o plano de comunicação conta com uma parte destinada ao cronograma, com impressão de calendário contendo a definição de datas, horários e outros aspectos relacionados ao momento certo de implementar uma estratégia.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.